Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : octobre 2026
Chez Hellotherm, nous attachons une grande importance à la protection de vos données personnelles. La présente politique de confidentialité vous informe sur la manière dont nous collectons, utilisons et protégeons les données personnelles que vous nous communiquez. Elle s’applique à notre site web accessible à l’adresse https://hellotherm.fr ainsi qu’aux services décrits ci-dessous. Des politiques spécifiques ou complémentaires peuvent s’appliquer à certains services.
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement de l’ensemble des données personnelles collectées sur ce site est la société MAST’AIR ENVIRONNEMENT exerçant sous le nom commercial Hello Therm, Société par actions simplifiée, dont le siège social est situé 5 rue du Marais, 93100 Montreuil, immatriculée sous le numéro de SIRET 813 337 581 00025.
Vous pouvez nous contacter :
- Par courrier : Hellotherm, 5 rue du Marais, 93100 Montreuil
- Par e-mail : communication@hellotherm.fr
- Par téléphone : 01 89 40 69 59
Notre DPO, référent à la protection des données peut être joint à l’adresse dpo@hellotherm.fr. Vous trouverez de plus amples informations dans nos mentions légales.
2. Fondement juridique du traitement
Nous traitons vos données personnelles sur les bases légales suivantes, prévues par le Règlement Général sur la Protection des Données (article 6 RGPD). Chaque traitement de données personnelles mis en œuvre par Hellotherm poursuit une finalité déterminée et repose sur une base juridique. Le tableau ci-dessous les présente.
Navigation sur le site
| Finalité | Base juridique |
|---|---|
| Afficher les pages du site et assurer son bon fonctionnement technique | Intérêt légitime (art. 6.1.f) : fournir un site accessible et fonctionnel |
| Assurer la sécurité du site, prévenir et détecter les fraudes, intrusions et usages abusifs (journaux de connexion) | Intérêt légitime (art. 6.1.f) : protéger nos systèmes et nos utilisateurs |
| Déposer les cookies strictement nécessaires (session, mémorisation de vos choix cookies) | Intérêt légitime (art. 6.1.f), ces cookies étant exemptés de consentement (art. 82 loi Informatique et Libertés) |
| Mesurer l’audience du site et analyser son utilisation (ex. Google Analytics) | Consentement (art. 6.1.a) |
| Diffuser et mesurer des publicités ciblées, y compris sur les réseaux sociaux (cookies marketing, pixels) | Consentement (art. 6.1.a) |
| Mémoriser vos préférences de navigation (cookies de préférences) | Consentement (art. 6.1.a) |
Demandes de devis
| Finalité | Base juridique |
|---|---|
| Recevoir et traiter votre demande de rappel ou de devis | Mesures précontractuelles prises à votre demande (art. 6.1.b) |
| Étudier votre projet et la compatibilité de votre logement, réaliser le diagnostic | Mesures précontractuelles (art. 6.1.b) |
| Vérifier votre éligibilité aux aides (MaPrimeRénov’, CEE, éco-PTZ, TVA réduite…) | Mesures précontractuelles (art. 6.1.b) |
| Établir et vous adresser une proposition commerciale personnalisée | Mesures précontractuelles (art. 6.1.b) |
Réalisation des travaux et relation client
| Finalité | Base juridique |
|---|---|
| Conclure et gérer le contrat | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Planifier et réaliser les travaux, y compris avec nos partenaires installateurs et bureaux d’études | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Monter et suivre vos dossiers d’aides pour votre compte (MaPrimeRénov’, éco-PTZ…) | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Assurer l’entretien, le SAV et la gestion des garanties | Exécution du contrat (art. 6.1.b) et obligation légale (art. 6.1.c) pour les garanties légales |
| Établir la facturation et encaisser les paiements | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Recouvrer les impayés et gérer les réclamations et contentieux | Intérêt légitime (art. 6.1.f) : défendre nos droits |
| Mesurer votre satisfaction (enquêtes, avis) | Intérêt légitime (art. 6.1.f) : améliorer nos services |
Obligations réglementaires
| Finalité | Base juridique |
|---|---|
| Constituer, déposer et conserver les dossiers de Certificats d’Économies d’Énergie et répondre aux contrôles du Pôle National CEE | Obligation légale (art. 6.1.c), Code de l’énergie |
| Tenir la comptabilité et conserver les pièces comptables et fiscales | Obligation légale (art. 6.1.c), Code de commerce et Livre des procédures fiscales |
| Conserver la preuve des consentements recueillis | Obligation légale (art. 6.1.c et art. 7.1 RGPD) |
| Répondre à vos demandes d’exercice de droits (accès, opposition, effacement…) | Obligation légale (art. 6.1.c et art. 12 à 22 RGPD) |
| Gérer les listes d’opposition à la prospection | Obligation légale (art. 6.1.c) |
| Répondre aux réquisitions des autorités administratives ou judiciaires | Obligation légale (art. 6.1.c) |
Contact et service client
| Finalité | Base juridique |
|---|---|
| Répondre à vos questions via le formulaire, par e-mail ou par téléphone | Intérêt légitime (art. 6.1.f) : répondre aux sollicitations, ou mesures précontractuelles si la demande porte sur un projet |
| Prendre et gérer des rendez-vous | Mesures précontractuelles ou exécution du contrat (art. 6.1.b) |
Prospection commerciale
| Finalité | Base juridique |
|---|---|
| Envoyer des offres par e-mail ou SMS à des prospects | Consentement (art. 6.1.a et art. L.34-5 du CPCE) |
| Envoyer des offres par e-mail ou SMS à nos clients, pour des produits ou services analogues | Intérêt légitime (art. 6.1.f et art. L.34-5 du CPCE), avec possibilité de s’opposer à tout moment |
| Vous démarcher par téléphone | Consentement préalable (art. 6.1.a et loi n° 2025-594 du 30 juin 2025), ou exécution d’un contrat en cours (art. 6.1.b) |
3. Utilisation du site web
Vous pouvez consulter notre site sans vous identifier ni vous enregistrer. Lorsque vous naviguez, votre navigateur nous transmet automatiquement certaines données techniques nécessaires à l’affichage des pages : date et heure de connexion, adresse IP, pages consultées, type de navigateur et de système d’exploitation, appareil utilisé et adresse du site à partir duquel vous avez accédé au nôtre.
Ces données sont traitées pour des raisons techniques, pour assurer la sécurité du site, établir des statistiques de fréquentation et améliorer notre offre. En règle générale, nous ne les conservons pas au-delà de 30 jours.
4. Demande de devis pompe à chaleur et isolation par l’extérieur
Lorsque vous demandez à être rappelé(e) pour un projet d’installation de pompe à chaleur, d’isolation thermique par l’extérieur, etc…, nous collectons les informations nécessaires au traitement de votre demande : civilité, nom, prénom, adresse postale complète, adresse e-mail, numéro de téléphone, ainsi que les informations relatives à votre logement et à votre projet (type d’installation existante, besoins, éligibilité aux aides).
Ces données nous permettent d’étudier votre projet, de vous recontacter, d’établir une proposition personnalisée et, le cas échéant, de vous accompagner dans le montage de votre dossier d’aides (MaPrimeRénov’, CEE, éco-prêt à taux zéro…).
Nous conservons ces données pendant la durée nécessaire au traitement de votre demande. Pour les personnes non-clientes, elles sont conservées pendant une durée maximale de 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact. Hellotherm ne pourra pas cependant vous contacter par téléphone, mail au-delà du délai légal de 5 jours ouvrés.
5. Suivi de chantier et relation client
Si vous devenez client, nous traitons les données nécessaires à la réalisation de la prestation : coordonnées, informations sur votre logement et votre installation, historique des interventions, documents contractuels et éléments de facturation. Ces informations servent à planifier et réaliser les travaux, à assurer l’entretien et le SAV, à documenter les prestations et à établir la facturation.
Ces données sont conservées pendant la durée de la relation commerciale, puis archivées pour la durée requise par les obligations légales (notamment comptables et de garantie).
6. Traitement des données dans le cadre des Certificats d’Économies d’Énergie (CEE)
Dans le cadre du dispositif de financement des Certificats d’Économies d’Énergie, les données des clients sont conservées dans une base active pendant la durée nécessaire au montage des dossiers administratifs. Elles sont ensuite basculées, sous 6 mois, dans une base intermédiaire à accès limité, pour une durée de 6 ans à compter du dépôt du dossier, conformément aux exigences du Pôle National des Certificats d’Économies d’Énergie.
7. Service client et prise de contact
Lorsque vous nous contactez (téléphone, e-mail, formulaire de contact), nous collectons les informations nécessaires au traitement de votre demande : nom, coordonnées, objet de la demande et détails la concernant. Nous utilisons ces données pour répondre à vos questions, planifier des rendez-vous, assurer le suivi de votre dossier et, le cas échéant, mesurer votre satisfaction.
Ces données sont conservées pour la durée nécessaire au traitement de la demande, dans la limite de 3 ans à compter du dernier contact pour les prospects.
8. Prospection commerciale
Par voie électronique (e-mail, SMS)
Nous pouvons vous adresser des informations et offres relatives à nos produits et services avec votre consentement préalable et si vous êtes déjà client, pour des produits et services analogues à ceux que nous vous avons déjà fournis. Vous pouvez à tout moment vous opposer à ces communications, sans frais, via le lien de désinscription présent dans chaque message ou en nous écrivant à dpo@hellotherm.fr.
Par téléphone
Conformément à la loi n° 2025-594 du 30 juin 2025 et à ses dispositions applicables à compter du 11 août 2026, le démarchage téléphonique est interdit par principe. Nous ne vous contactons par téléphone à des fins de prospection que si vous nous avez donné au préalable votre accord, exprimé de manière libre, éclairée et par un acte positif clair, ou dans le cadre d’un contrat en cours d’exécution.
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Lorsque nous vous appelons, nous respectons les jours et horaires autorisés par la réglementation (Nous appelons du lundi au vendredi de 10h à 13h puis de 14h à 20h).
Nous conservons les preuves de votre consentement conformément à nos obligations légales.
9. Destinataires de vos données
Vos données sont traitées par les membres habilités de Hellotherm. Elles peuvent être transmises, dans la limite de ce qui est nécessaire, à :
- nos sous-traitants techniques (hébergement, envoi d’e-mails, outils de gestion), qui agissent exclusivement pour notre compte et selon nos instructions ;
- nos partenaires intervenant dans la réalisation de votre projet (installateurs, bureaux d’études) et dans le montage des dossiers d’aides ;
- les organismes publics ou instructeurs des aides à la rénovation énergétique (notamment dans le cadre des CEE et de MaPrimeRénov’) ;
- les autorités administratives ou judiciaires, lorsque la loi l’exige.
Nous ne revendons pas vos données personnelles à des tiers.
10. Cookies et traceurs
Notre site utilise des cookies, petits fichiers déposés sur votre terminal lors de la navigation. Nous distinguons plusieurs catégories :
- Cookies strictement nécessaires : indispensables au fonctionnement du site, ils ne peuvent pas être désactivés et ne requièrent pas votre consentement.
- Cookies de mesure d’audience (ex. Google Analytics) : ils nous permettent de comprendre comment le site est utilisé et de l’améliorer. Ils sont déposés avec votre consentement.
- Cookies marketing et de ciblage : ils permettent d’optimiser la diffusion de nos publicités en fonction de vos centres d’intérêt. Ils sont déposés avec votre consentement.
Lors de votre première visite, un bandeau vous permet d’accepter, de refuser ou de paramétrer les cookies. Vous pouvez modifier vos choix à tout moment via l’outil de gestion du consentement accessible sur le site, ou en configurant votre navigateur pour bloquer ou supprimer les cookies. Le refus des cookies non essentiels n’empêche pas la consultation du site, mais peut en limiter certaines fonctionnalités.
11. Transfert de données hors de l’Union européenne
Certains de nos prestataires (notamment pour la mesure d’audience ou les réseaux sociaux) peuvent traiter des données en dehors de l’Union européenne. Dans ce cas, et en l’absence de décision d’adéquation de la Commission européenne concernant le pays destinataire, nous mettons en place les garanties appropriées prévues par le RGPD, telles que les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
12. Durée de conservation
Vos données sont conservées pendant les durées précisées pour chaque finalité dans la présente politique. À l’issue de ces durées, elles sont supprimées ou archivées de manière sécurisée, à des fins de preuve, dans le respect des délais de prescription légale.
Vos données sont d’abord accessibles en base active pour la gestion courante. Lorsqu’elles ne sont plus utiles à cette gestion mais doivent être conservées pour une obligation légale ou à des fins de preuve, elles sont placées en archivage intermédiaire, dans une base à accès restreint aux seules personnes habilitées.
Pour les prospects, les clients et les dossiers CEE, voir également les articles 4, 5, 6 et 7.
| Données | Base active | Archivage intermédiaire |
|---|---|---|
| Navigation sur le site et cookies | 30 jours pour les données techniques ; 13 mois maximum pour les cookies (25 mois pour les statistiques de fréquentation) | Aucun : suppression |
| Prospects : demandes de devis, de rappel ou de contact, prospection | 3 ans à compter de la collecte ou du dernier contact émanant du prospect | Aucun : suppression |
| Clients : contrat, travaux, entretien et SAV | Durée de la relation contractuelle | 10 ans à compter de la réception des travaux (garantie décennale) |
| Clients : prospection commerciale | 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale | Aucun : suppression |
| Factures et pièces comptables | Durée de la relation contractuelle | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice |
| Dossiers CEE et d’aides à la rénovation | Durée du montage du dossier (bascule en archive sous 6 mois) | 6 ans à compter du dépôt du dossier |
| Preuves du consentement, oppositions et demandes d’exercice de vos droits | Durée du traitement ou de l’utilisation du consentement | 5 ans, à des fins de preuve |
À l’issue de ces durées, vos données sont supprimées ou rendues définitivement anonymes.
13. Sécurité des données
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisé. Les données transmises via nos formulaires sont chiffrées, l’accès aux données est restreint aux personnes habilitées, et nos mesures de sécurité font l’objet d’améliorations continues.
14. Vos droits
Conformément à la réglementation applicable (RGPD et loi Informatique et Libertés), vous disposez des droits suivants sur vos données :
- droit d’accès et d’information ;
- droit de rectification ;
- droit à l’effacement ;
- droit à la limitation du traitement ;
- droit d’opposition, notamment à la prospection ;
- droit à la portabilité ;
- droit de retirer votre consentement à tout moment, sans que cela remette en cause la licéité des traitements effectués auparavant ;
- droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.
Pour exercer ces droits, adressez votre demande :
- par e-mail à dpo@hellotherm.fr ;
- ou par courrier à Hellotherm, 5 rue du Marais, 93100 Montreuil.
Votre demande doit préciser vos nom et prénom ainsi que, le cas échéant, la référence de votre contrat ou de votre devis. En cas de doute raisonnable sur votre identité, Hello Therm pourra vous demander des informations complémentaires nécessaires afin de vérifier celle-ci. Hello Therm s’engage à répondre à votre demande dans un délai d’un mois à compter de sa réception.
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou via son site www.cnil.fr.
15. Modifications de la présente politique
Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment, notamment pour l’adapter aux évolutions légales, réglementaires ou de nos services. La version applicable est celle en vigueur lors de votre consultation du site. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.
